Las reuniones virtuales llegaron para quedarse. Y aunque es cierto que facilitan la colaboración e intercambio de información sin la necesidad de estar en el mismo espacio físico, introducen ciertos obstáculos tecnológicos y de participación. ¿Cómo logramos reuniones remotas eficientes? ¿Cómo compensar por la falta de interacción cara a cara? En este artículo te presentamos una guía completa con los pasos a seguir para ayudarte a sobrepasar todos los desafíos de dirigir una reunión virtual.
Planificación y preparación
- Elige las herramientas virtuales adecuadas. Considera la cantidad de participantes y las necesidades para la reunión como grabación de la sesión, compartir pantalla, chat rooms, etc.
- Crea y distribuye una agenda antes de la reunión. La misma definirá las metas y te ayudará a cumplir los objetivos de la reunión.
- Define la estructura de la reunión. Cuánto tiempo durará la misma, quienes participarán, los temas a tratar y cuanto tiempo de exposición tendrá cada participante.
- Dispón el espacio físico para la reunión. Encuentra un lugar con buena iluminación, poco ruido y mínima distracción.
- Prueba la tecnología con anticipación. Asegúrate de no tener problemas con el audio, video y conexión a internet. Aconseja a tu equipo de trabajo a hacer lo mismo.
- Proporciona documentos relevantes antes de la reunión. Los demás participantes vendrán mejor preparados y minimizarás el tiempo de preguntas y respuestas.
- Define el código de etiqueta. Como con toda reunión, es necesario definir las reglas del juego para asegurar una buena ejecución de la misma. Algunos ejemplos: estar a tiempo, apagar el micrófono mientras no se dirige al grupo, mantener el video, vestirse de forma apropiada y profesional, mencionar su nombre antes de hablar.
Durante la reunión
- Empieza la reunión con estilo. Llama por nombre a cada participante para que puedan saludar con una sonrisa al grupo. Considera alguna actividad de rompe hielo, como una introducción sencilla o hasta una trivia con Kahoot.
- Sé el mejor anfitrión posible. Esto define el tono de la reunión y el nivel de participación del grupo. Utiliza las siguientes estrategias: mantén el itinerario de la reunión, haz contacto visual mirando a la cámara, pregunta frecuentemente si alguien tiene dudas, dale la oportunidad a todos de hablar, permite pausas en reuniones de más de 30 minutos y utiliza material visual de apoyo.
- Apóyate en un co-anfitrión para reuniones grandes. Esta persona puede dar soporte técnico y realizar tareas como admitir participantes a la reunión, grabar la sesión, destacar al orador y compartir preguntas.
- Promueve la participación de todo el equipo. Antes de la reunión ofrece la oportunidad de sugerencias para cambios en la agenda, asegúrate que los participantes sepan que se espera de ellos en la reunión, asigna tareas con anticipación, y durante la reunión llama por nombre a aquellos que no han tenido la oportunidad de participar.
- No termines la reunión, dale un cierre. Es importante que la reunión no termine con un click si no que cierre con control y propósito. Pregunta si alguien tiene algo que agregar, resume los puntos importantes, define los pasos a seguir y asigna responsabilidades.
Seguimiento post reunión
- Envía un resumen de la reunión. El mismo debe incluir la minuta de la reunión, plan de acción, plazos y fecha de la próxima reunión. En los destinatarios debes incluir a las personas invitadas a la reunión que no pudieron asistir.
- Pide retroalimentación. Solicita a los participantes comentarios de su experiencia, resuelve dudas o puntos de confusión. Puedes hacerlo por medio de correos individuales o una encuesta general.
Utiliza esta guía para minimizar el impacto del factor virtual y asegurar el éxito de tus reuniones remotas. En Workings estamos comprometidos a ofrecerte soluciones flexibles para tu empresa o emprendimiento. Contáctanos y ¡ven a conocernos!